Mariano Aguilera E7-36 y La Pradera. Quito, Ecuador.

Innovando con SAFI nació de la necesidad de informar a nuestros clientes y público en general sobre temas de: Administración, Tecnología, Negocios, Novedades y Entrevistas con el objetivo de mantenerles informados a cualquier hora y desde cualquier lugar.

Hoy hablaremos con un invitado muy especial, Guillermo Herrera, Director Ejecutivo de SAFI ERP, que nos dará algunas recomendaciones sobre como adquirir un software un software ERP para las Organizaciones.

Les invitamos a escucharnos todos los miércoles a las 8 de la mañana en Spotify, Ivoox y otros Podcatchers.

Hoy en día, muchas empresas buscan un ERP para su compañía u organización. Estas soluciones nos ayudan en el control y automatización de distintas operaciones internas y externas de una empresa, desde la presupuestación, Control Contable, Producción, Distribución, recursos humanos y otros procesos importantes.

¿Qué no es un ERP?

Los sistemas contabilidad, inventarios, facturación y otros que existen en el mercado son aquellos son programas modulares independientes y en muchos casos de diferentes tecnologías, marcas y proveedores. Dentro de estos programas, no existe el concepto de integración y flujo de información que permite que la información se integre y se realicen varios procesos adicionales.  Además, existe duplicidad que se refiere a duplicación de información. Esto se da debido a que son programas independientes que funcionan de manera independiente y se enfocan en solventar una funcionalidad especifica. Muchas veces pueden aparecer errores a largo plazo por falta de integración de datos. Es importante mencionar que seleccionar correctamente el software para tu negocio puede ayudarte a mejorar la productividad.

¿Cómo funcionan los sistemas por módulos?

Un software por módulos trabaja de manera independiente realizando funciones específicas de ese modulo. Por ejemplo, un programa de facturación simplemente tiene como función realizar facturas. Como un proceso adicional y aparte al de facturación, el contador o encargado deberá realizar el asiento contable de cada factura o sumar todas y realizar el asiento contable. Además, deberá registrar las facturas y pagos en el programa de cuentas por cobrar si quiere un control, luego tendrá que registrar en el programa de inventarios todas las transacciones de cada factura. Por lo tanto, esos sistemas se enfocan en realizar una funcionalidad en especifica y para integrar la información, se deberán realizar pasos adicionales para un correcto control de datos.

¿Qué es un ERP?

Un ERP nos ayuda en el control y automatización de distintas operaciones internas y externas de una empresa, desde la presupuestación, Control Contable, Producción, Distribución, recursos humanos y otros procesos importantes. A diferencia de los sistemas modulares, un ERP te permite integrar la información. Entonces un ERP es un solo sistema integrado (que incluyen los módulos anteriores y otros, donde se registra una sola vez en el origen de los datos y estos son procesados secuencialmente en cada módulo de forma automática y segura, brindando información confiable para todos los usuarios.

¿Cómo adquirir un ERP? ¿Qué recomendaciones podrías darles a nuestros oyentes?

Un factor importante es como comprar un ERP y en general como seleccionar un proveedor. Es importante tomar en cuenta que se va a seleccionar un SOCIO DE NEGOCIOS que va a ayudar a crecer a su negocio. Lamentablemente, muchos clientes tienen un concepto equivocado que el proveedor es cualquier denominación menos SOCIO DE NEGOCIOS por lo que pueden aparecer problemas de implementación o de uso del sistema. Por esta razón, hay que recordar que un Buen Proveedor les va a ayudar a crecer el negocio e incrementar la productividad de la Organización.

Para seleccionar un proveedor de una solución ERP se debe:

  • Analizar los años de experiencia y trayectoria en el mercado.
  • Analizar los clientes y conversar con ellos para ver las experiencias con el proveedor.
  • Certificados de Calidad.
  • Hoja de Vida de sus colaboradores.
  • Visitar las instalaciones y conocer su infraestructura y personal con el que cuentan para el proyecto.
  • Analizar los proyectos futuros y nuevos desarrollos.
  • Innovaciones y Mejoras de los productos y servicios.
  • Estados Financieros
  • Persona natural o persona jurídica (Persona Jurídica es una Empresa con experiencia y personal a cargo)
  • Tecnología que utilizan y cuánto tiempo de vigente en el mercado entre otros aspectos.
  • Integración con otras aplicaciones
  • Realizar una lista de requerimientos del cliente y entregar al proveedor

¿Cómo tener éxito en la implementación de un ERP?

  • Compromiso de la gerencia y sus Colaboradores
  • Supervisión y seguimiento del proyecto
  • Experiencia
  • Personal idóneo
  • Tiempo
  • Infraestructura Tecnológica: Propia o Cloud
  • Presupuesto anual para mejoras, innovaciones y capacitación

Es importante tomar en cuenta que todo el personal de la organización debe capacitarse e involucrarse en el proceso para que la implementación sea exitosa.

¿Cuáles son los Inconvenientes más frecuentes en la selección e implementación de un ERP?

  • Falta de conocimiento de la Gerencia  Los directivos no se involucran en la implementación del proyecto y por lo tanto aparecen confusiones e inseguridad en el cumplimiento de objetivos de la Organización.
  • Personal no capacitado y falta de experiencia para su puesto de trabajo y respectivas funciones
  • Falta de motivación, dedicación y tiempo para la implementación exitosa del ERP del personal involucrado de la empresa
  • No están definidos ni escritos los procesos internos de la empresa
  • Falta de presupuesto para infraestructura y capacitación del personal
  • Fallas en la selección del ERP: no toman en cuenta la innovación tecnológica, soporte, actualizaciones, etc.
  • Falta de visión de la Organización

¿Qué beneficios que ha traído la implementación de SAFI ERP en las Organizaciones?

  • Involucramiento de la Gerencia y de los colaboradores en el manejo adecuado de la Organización
  • Mejorar la selección y reclutamiento del personal
  • Identificación y asignación de las tareas a cada puesto de trabajo
  • Mejorar el control interno (evitar fraudes y disminución de errores frecuentes)
  • Aumentar la productividad de los colaboradores en un 300%, Disminución de tiempos de espera y costos.
  • Información segura
  • Información en tiempo real para Mejorar la toma de decisiones
  • Mayor Crecimiento y expansión de las Organizaciones

Como podemos escuchar, SAFI ERP trae muchos beneficios a las Empresas y les permite crecer y aumentar su productividad. SAFI ERP tiene más de 30 años de experiencia en el mercado con más de 3500 proyectos y ha permitido que muchas organizaciones aumenten sus ventas y disminuyan sus costos.

En conclusión, la implementación de un ERP es sumamente importante para llevar un control rápido y eficaz de la información de todos los departamentos que conforman una organización, evitando tener almacenes llenos de hojas de papel, que después puede ser tardado el tener acceso a la información y que muchas veces puede existir mucha información redundante y ambigua.

Es importante recordar que existen varias recomendaciones que hay que tomar en cuenta para seleccionar adecuadamente un ERP que ayude a mejorar los procesos de la Organización y evitar futuros inconvenientes.

El control de los procesos y la información que se mueven internamente en una empresa son la parte esencial para realizar una entrega de producto o servicio de calidad al cliente, ya que permite la toma de mejores decisiones. Contar con un ERP en nuestra empresa nos permite unificar y ordenar toda la información de la que se dispone, acceder de manera inmediata a los datos y custodiarlos de forma segura.

Agradecemos a Guillermo por acompañarnos y  por darnos algunas recomendaciones sobre como adquirir un software ERP.

Les invitamos a que nos dejen sus comentarios y sugerencias de qué temas les gustaría que tratemos en los siguientes podcasts.

Nos vemos el próximo miércoles con más de Innovando con SAFI

Un Abrazo,

Carolina y Claudia

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